من أمر الشراء إلى الاعتماد إلى الفاتورة إلى أرشفة المستند، مسار واحد مربوط بأنظمتك، بقواعد مكتوبة تعرفها ويمكنك تعديلها، وبتدخّل بشري في الحالات التي تستحقه فقط
طلب الشراء يبدأ نموذجاً، ويمرّ على اعتمادات ثلاثة أقسام، وينتهي بفاتورة تصل كملف PDF من مورّد، تفريق هذه المراحل على ثلاثة أنظمة لا يتحدث بعضها إلى بعض هو السبب الحقيقي لبقائها يدوية، نحن نبنيها كمسار واحد
نأخذ العملية التي تعبر أكثر من قسم، الشراء، الاعتماد، الفوترة، التحصيل، ونحوّلها إلى تدفق واحد بقواعد صريحة: من يعتمد، وما الحدّ الذي يستدعي تصعيداً، وماذا يحدث حين يتأخر طرف عن دوره
العمليات التي تدور يومياً داخل المؤسسة: طلبات الموظفين، تذاكر الدعم، مهام المشاريع، دورة الشراء، تُدار بتدفقات مجدولة ولوحات مراقبة بدل جداول متابعة يدوية ورسائل تذكير يكتبها موظف
العقد والفاتورة والنموذج تصل ورقاً أو ملفات PDF أو صوراً ممسوحة، النظام يقرأها، ويستخرج الحقول التي تهمّك، ويتحقق من صحتها، ثم يكتبها في نظامك ويؤرشف الأصل بفهرسة تتيح البحث فيه لاحقاً
نرسم خريطة تفصيلية لسير العمل كما يجري فعلاً لا كما هو موثّق، ونحدّد الاختناقات والمهام اليدوية المتكررة والمكلفة، المخرج: قائمة عمليات مرتّبة بالوقت الذي تستهلكه وكلفة أتمتتها
نبني قواعد العملية: شروط التشغيل، مسارات الاعتماد، الحالات الاستثنائية التي تُحوَّل إلى موظف، ونقاط التكامل مع الأنظمة الموجودة، المخرج: مخطط تدفق يوافق عليه أصحاب العملية قبل كتابة سطر برمجي واحد
نبرمج التدفقات الآلية ونصلها بما لديك: ERP وCRM والبريد وأنظمة الموارد البشرية والأنظمة المحاسبية، إضافة إلى قنوات استقبال المستندات من بريد وواجهات برمجية ورفع مباشر، المخرج: عملية تعمل داخل منظومتك لا بجانبها، ولا تطلب من موظفيك فتح نافذة إضافية ليؤدوا عملهم
لوحة مراقبة حية لكل تدفق، مع تقارير توفير الوقت والتكلفة ونسبة الحالات التي احتاجت تدخلاً بشرياً، المخرج: توثيق وتدريب لفريقك، وخطة توسّع للعملية التالية مبنية على أرقام العملية الأولى
مراقبة مستويات المخزون تلقائياً وإنشاء أوامر الشراء عند بلوغ الحد الأدنى، بدل جرد يدوي يكتشف النقص بعد أن يكون الصنف قد نفد من الرفّ فعلاً، يشمل ذلك تنبيه المورّد وتحديث حالة الطلب في المتجر الإلكتروني ضمن التدفق نفسه
إنشاء الفواتير الضريبية المتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وإرسالها للعملاء، وإرسال تذكيرات الدفع وتصعيد المتأخرات، ومطابقة كشوف البنك مع السجلات المحاسبية وإبراز الفروقات
أتمتة طلبات الإجازات ومسارات الترقية ودورة التوظيف: النموذج يصل، ويُوجَّه إلى صاحب الاعتماد، ويُسجَّل في نظام الموارد البشرية، ويُبلَّغ الموظف بالنتيجة دون أن يتابعه أحد يدوياً، وتبقى الحالات التي تخرج عن القاعدة، استثناء في الرصيد أو طلب خارج الصلاحية، معروضة على مسؤول بشري
إدارة دورة الشراء بالكامل من الطلب إلى أمر الشراء إلى الاستلام، وتحليل العقود لاستخراج الأطراف والقيمة والمدة وشروط الإنهاء، مع تنبيه قبل مواعيد التجديد أو انتهاء الصلاحية بدل اكتشافها بعد فوات الموعد
توجيه التذاكر الواردة حسب النوع والأولوية إلى الفريق المختص، وتتبّع مهام المشاريع ومواعيدها النهائية مع تنبيهات عند اقتراب الاستحقاق بدل مراجعة أسبوعية تكشف التأخير متأخراً
استقبال طلبات المستفيدين واستخراج بيانات مقدّم الطلب ومرفقاته والتحقق من اكتمالها قبل توجيهها إلى القسم المختص، ورقمنة الملفات الطبية الورقية، التقارير والوصفات والتحاليل، وتصنيفها حسب المريض والتاريخ لتصبح قابلة للبحث الفوري بدل مراجعة أرشيف ورقي
أتمتة سير العمل تنقل العملية بين الأشخاص والأنظمة وفق قواعد مكتوبة: من يعتمد، ومتى يُصعَّد الطلب، وأين يُسجَّل، أما المعالجة الذكية للمستندات فتحلّ مشكلة سابقة لها: أن مدخلات العملية تصل غالباً كملف PDF أو صورة ممسوحة لا يقرأها أي نظام، نبنيهما معاً في أغلب المشاريع، لأن أتمتة عملية تبدأ بفاتورة ورقية دون استخراج بياناتها تبقى نصف مؤتمتة
نعم، وهذا هو الوضع الافتراضي، نربط التدفقات بأنظمة ERP وCRM والبريد وأنظمة الموارد البشرية والأنظمة المحاسبية القائمة لديك عبر واجهاتها البرمجية، بدل استبدال ما يعمل عندك أصلاً، وإن كان أحد الأنظمة بلا واجهة برمجية، نتفق على بديل واضح لطريقة تبادل البيانات في مرحلة التصميم قبل بدء التنفيذ
نعم، التعرّف الضوئي يقرأ النص العربي والإنجليزي، بما في ذلك المستندات المكتوبة بخط اليد، ثم يصنّف المستند تلقائياً ويتحقق من البيانات المستخرجة بمقارنتها بالقواعد التي تحدّدها قبل تصديرها إلى نظامك، والمستندات التي لا تتجاوز حدّ الثقة المتفق عليه تُحوَّل إلى مراجعة بشرية بدل تمريرها
هذا مخرج المرحلة الأولى، نرسم خريطة عملياتك كما تجري فعلاً، ونقدّر لكل عملية الوقت الذي تستهلكه اليوم وكلفة أتمتتها، ثم نرتّبها على هذا الأساس، الاستشارة الأولى مجانية، وتخرج منها بهذه القائمة سواء أكملت معنا أو لا
أخبرنا بالعملية التي تُتابَع اليوم بجداول ورسائل وتذكيرات، ونخرج من الجلسة الأولى بخريطتها وتقدير الوقت الذي تستهلكه وخطة أتمتتها، بلا التزام
